Obsługa informatyczna firm

Obsługa informatyczna firm ma kilka korzyści. Po pierwsze, zmniejsza koszty infrastruktury. Pracownicy nie są ograniczeni lokalizacją, a jakość usług można sprawdzić w każdej chwili. Eliminuje również konieczność posiadania wewnętrznej przestrzeni i sprzętu. Przy tak wielu zaletach jest to świetny wybór dla każdej firmy, która chce zwiększyć swoją wydajność.

Koszty

Outsourcing IT może zmniejszyć koszty rozwoju oprogramowania i infrastruktury. Firmy mogą korzystać z dostawcy do obsługi badań, rozwoju i zarządzania nowymi aplikacjami. To zwalnia cenny czas i zasoby firmy, aby skupić się na swojej głównej kompetencji. Poprzez outsourcing rozwoju oprogramowania, firma może skoncentrować się na swojej głównej kompetencji, a nie marnować zasoby na rozwój i zarządzanie nowymi aplikacjami.

Koszty outsourcingu IT zależą od kilku czynników. Na przykład, ważnym czynnikiem jest lokalizacja specjalistów. Kraje półkuli zachodniej, takie jak Stany Zjednoczone, mają wyższe średnie ceny. Tymczasem kraje rozwijające się, takie jak Ameryka Łacińska i Europa Wschodnia, mają niższe koszty. Technologia stosowana w projekcie również będzie odgrywać rolę w ogólnym koszcie.

Outsourcing IT może również zwiększyć produktywność wewnętrznego zespołu IT, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad środowiskiem i wspieraniu inicjatyw strategicznych. Mniejsze organizacje mogą jednak nie dysponować zasobami pozwalającymi na inwestowanie w wewnętrzny zespół IT. Mogą nie być w stanie pozwolić sobie na zatrudnienie dedykowanego zespołu IT lub stać je tylko na jednego kierownika IT i jednego technika help desk „warstwy 1”. W takich przypadkach bardziej opłacalne może być zatrudnienie zewnętrznego zespołu IT.

Koszty outsourcingu IT różnią się w zależności od rodzaju świadczonych usług i modelu współpracy. W niektórych przypadkach klient płaci dostawcy stałą opłatę za cały proces. Ten model jest przydatny w przypadku projektów krótkoterminowych i może obniżyć ogólne koszty. Podobnie, dostawca może korzystać z usług inżynierów QA, projektantów i kierowników projektów, aby poprawić jakość projektu.

Ponadto ważne jest, aby rozważyć ryzyko związane z outsourcingiem działu IT do dostawcy zewnętrznego. Na przykład, jeśli dostawca ma siedzibę w innym kraju, koszty mogą być wyższe niż oczekiwano. Dodatkowo wielu dostawców IT nie jest elastycznych, co może utrudniać wprowadzanie zmian.

Koszty outsourcingu IT są zazwyczaj niższe niż można by się spodziewać w przypadku wewnętrznego zespołu IT. Koszty zespołu IT mogą wynosić zaledwie 60 tys. dolarów rocznie dla firmy liczącej 50 osób. Koszt ten obejmuje 100 USD za użytkownika rocznie. Może również zawierać koszt awaryjnej wizyty na miejscu lub sesji planowania strategicznych celów biznesowych. Jest to ogromna oszczędność w porównaniu do dwóch zespołów IT. Istnieją dodatkowe koszty związane z przyszłym wzrostem i nowymi projektami.

Ukryte koszty

Outsourcing IT ma kilka ukrytych kosztów, z których firmy muszą zdawać sobie sprawę. Niektóre z nich są bardziej wyraziste niż inne. Droga do redukcji ukrytych kosztów wymaga zastosowania strategii opartych na danych i dowodach. Do najskuteczniejszych narzędzi należą zintegrowana architektura przedsiębiorstwa oraz analiza kosztów oparta na działaniach. Narzędzia te pozwalają firmom prześledzić strumienie transakcji i zrekonstruować ukryte koszty.

Koszty te są często pomijane przez firmy, ponieważ próbują one obniżyć koszty w fazie poszukiwania. Ważne jest jednak, aby wydać więcej pieniędzy na wczesnych etapach procesu outsourcingu, aby wybrać odpowiedniego sprzedawcę. Ważne jest, aby mieć jasne zrozumienie, za co będzie odpowiedzialny sprzedawca i upewnić się, że rozumie on potrzeby biznesowe firmy. Innym nieuchwytnym kosztem, który firmy mają tendencję do przeoczenia, jest koszt przejścia. Koszt ten różni się w zależności od charakteru działań zlecanych na zewnątrz.

Koszty komunikacji wewnętrznej obejmują zarówno komunikację pisemną, jak i ustną pomiędzy zespołami wyższego i niższego szczebla. Ważne jest, aby utrzymać wysokie morale wśród członków zespołów niższego szczebla. Konieczne jest, aby kierownictwo wyższego szczebla spotykało się z nimi regularnie, aby wyjaśnić wszelkie pojawiające się czkawki. Ponadto, kadra kierownicza wyższego szczebla nie może wykonywać innych zadań, jeśli stale komunikuje się z pracownikami niższego szczebla.

Kolejnym zakopanym kosztem jest koszt zatrudnienia nowego zasobu. Koszt ten jest ponoszony przed wypłaceniem wynagrodzenia dla danego zasobu. Kryteria stosowane przy zatrudnianiu mogą obejmować wiedzę, doświadczenie, metodologię pracy i umiejętności technologiczne. Koszt ten gwałtownie wzrósł wraz ze wzrostem zapotrzebowania na talenty technologiczne. Obecnie zatrudnienie nowego zasobu może trwać do 42 dni.

Jeśli chodzi o rozwój oprogramowania, outsourcing może zaoszczędzić firmie nawet dziewięćdziesiąt siedem tysięcy dolarów. Jednak liczba ta zależy od wielkości i złożoności projektu. Ważne jest, aby porównać koszty outsourcingu z rozwojem wewnętrznym, aby sprawdzić, czy opcja outsourcingu jest bardziej opłacalna.

Oprócz kosztów ponoszonych w wyniku outsourcingu, firmy powinny pamiętać o czasie, który jest tracony podczas transformacji. Istotne jest, aby utrzymać morale wśród pracowników w okresie przejściowym. Jeśli stracisz kluczowego pracownika, Twoja firma może zostać cofnięta o wiele miesięcy. Istotne jest, aby zapewnić pracownikom dobre rekomendacje i pomóc im w tworzeniu sieci kontaktów.

Elastyczność

Jedną z korzyści płynących z outsourcingu prac jest większa elastyczność. Czasami projekt może być opóźniony w stosunku do harmonogramu z powodu drobnej czkawki, zmian w planach lub przypadkowych działań. Firmy poszukujące outsourcingu powinny szukać elastycznych i renomowanych dostawców, którzy mogą spełnić swoje obietnice. Powinny one wziąć pod uwagę szereg czynników, takich jak oszczędność kosztów, umiejętności i jakość usług.

Outsourcing pozwala również firmom wykorzystać mocne strony wielu dostawców, a nie jednego. Dzięki temu jeden dostawca nie zyskuje zbyt dużej władzy. Firmy, które są na tyle duże, że mają wielu partnerów outsourcingowych, mogą mieć trudności z efektywnym zarządzaniem relacjami z każdym z nich. Na przykład w jednym przypadku dostawca outsourcingowy był obciążany nadmiernymi kosztami za dziesiątki usług i wciągał się w nowe technologie.

W innych przypadkach cele firmy mogą ulec zmianie ze względu na nowe kierunki biznesowe, nowe programy i nowe protokoły. Dostosowanie się do tych zmian wymaga starannego planowania i szkolenia pracowników zewnętrznych. Obejmuje to opracowanie protokołów sytuacyjnych, które uwzględniają zmiany i wdrażają zabezpieczenia awaryjne dla istniejących rozwiązań technicznych.

Wybierając dostawcę usług outsourcingu IT, firmy powinny wziąć pod uwagę oszczędność kosztów. Outsourcing może znacznie obniżyć koszty, przy czym niektóre firmy odnotowują oszczędności sięgające 50%. W jednym przypadku niemiecka firma przekazała swoje operacje informatyczne firmie Siemens Business Services za 30 milionów euro. Firma chciała obniżyć koszty informatyczne i wykorzystać zaawansowaną technologię Siemensa.

Branża IT stała się tak duża, że powstało wiele wyspecjalizowanych graczy. Firmy takie jak IBM i EDS oferują specjalistyczne usługi dla konkretnych branż. Te wyspecjalizowane usługi pozwalają organizacjom na podzielenie ich potrzeb informatycznych na małe części. Takie podejście sprawia, że zmiana dostawcy lub wprowadzenie usługi do firmy w miarę zmian potrzeb jest mniej kosztowne.

Jednym z największych kosztów dla większości organizacji jest praca. Zatrudnianie pełnoetatowych pracowników, zwłaszcza w wysoce wyspecjalizowanych dziedzinach, może być kosztowne. Co więcej, zatrzymanie utalentowanych ekspertów może być trudne, zwłaszcza gdy pracownicy są rozproszeni i wyspecjalizowani w danym projekcie. Outsourcing IT, z drugiej strony, może być znacznie bardziej opłacalną opcją, zwłaszcza dla większych firm z wyspecjalizowanym personelem.

Kontrola

Outsourcing IT jest realną opcją dla firm poszukujących możliwości obniżenia kosztów przy zachowaniu wysokiej jakości usług. Outsourcing IT wiąże się z zastosowaniem ekonomicznej zasady przewagi komparatywnej. Zewnętrzny kontroler zewnętrzny będzie miał zazwyczaj niższe koszty niż firma, ponieważ korzysta z korzyści skali. Korzyści skali powstają, gdy jednostka zwiększa swoje rozmiary bez proporcjonalnego zwiększania nakładów. W rezultacie koszty stałe są rozłożone bardziej równomiernie na większą operację. Pozwala to również firmie na poświęcenie większej liczby pracowników do konkretnych zadań i inwestowanie w zaawansowane systemy informatyczne.

Kontrolowanie obsługi IT dla firm oznacza zdefiniowanie wskaźników wydajności i zapewnienie ich spełnienia. Usługi IT dla firm powinny również obejmować jasne zrozumienie bezpieczeństwa danych i roli podwykonawców kontaktujących się z klientami. Wreszcie, usługi IT dla firm powinny obejmować jasne terminy umowne. W ten sposób firma może monitorować wydajność dostawcy bez konieczności mikromanewrowania pracowników firmy.

Niektóre firmy mogą zdecydować się na outsourcing tylko niektórych procesów biznesowych, podczas gdy inne mogą zlecić na zewnątrz wszystkie swoje funkcje IT. W każdym przypadku, ważne jest, aby zarządzać tymi decyzjami ostrożnie. To może być trudne do podjęcia decyzji w oparciu o siłę pojedynczego sprzedawcy. Wykorzystując zespół zadaniowy, firma może wybrać najlepszą opcję dla swoich potrzeb outsourcingu IT.

Innym sposobem kontroli outsourcingu IT jest ustalenie umowy o poziomie usług (SLA). Dokument ten jest umową pomiędzy dostawcą usług IT dla firm a klientem. Dokument ten określa konkretne usługi, które sprzedawca dostarczy klientowi. SLA jest ustalane na początku relacji outsourcingowej i wykorzystywane jako miernik wydajności dostawcy.

Outsourcing IT może być korzystny dla firm, które potrzebują więcej zasobów do swojej podstawowej działalności. Jednak wiele firm obawia się utraty kontroli nad swoimi działaniami. Dostawcy IT nie działają pod tym samym kierownictwem co pracownicy, więc jest mało prawdopodobne, że wdrożą strategiczne aplikacje lub przepisy dotyczące odzyskiwania danych po awarii, które mogą pomóc firmie w radzeniu sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami. Ponadto outsourcing może spowodować zwolnienia i przeniesienia dotychczasowych pracowników. Te czynniki mogą wpłynąć na morale pracowników.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]